Dubletten
Einführung
Mit der ERP-Version vom 21.07.2025 haben wir im ERP eine neue Funktion eingeführt, die es ermöglicht, doppelte Einträge in den Kontakten zu erkennen und zu beheben. Zur Ermittlung von möglichen Kontakt-Dubletten werden sowohl eine phonetische Suche, als auch paarweises Alignment verwendent.
Dubletten-Liste
Im ERP-Menü unter dem Kontakt-Modul wird nun die Funktion Dubletten angezeigt. Die angegebene Zahl bezieht sich auf die aktuell erkannten Dubletten, die noch nicht durch einen Benutzer korrigiert, respektive ignoriert wurden.
Wenn Sie den Menüpunkt auswählen, wird Ihnen die entsprechende Liste angezeigt:
Es werden jeweils die beiden potentiellen Dubletten als Kontakt A und Kontakt B zeilenweise gegenübergestellt, oben rechts kann auf eine andere Seite der Liste gesprungen werden.
Dubletten ignorieren
Handelt es sich bei einem Vorschlag nicht um eine Dublette, oder wollen Sie die Doppelung aus anderen Gründen beibehalten, können Sie auf den Button “Dublette ignorieren” klicken, das Kontakt-Paar wird dann zukünftig nicht mehr als Dublette angezeigt.
Sie können auch mehrere Vorschläge gleichzeitig zur Ingorieren-Liste hinzufügen, indem Sie die Checkbox der jeweiligen Paare am Anfang der Zeile aktivieren und anschließend den Button “Ausgewählte Dubletten ignorieren” am Ende der angezeigten Seite klicken.
Dubletten zusammenfassen
Die Detailansicht wird immer in einem zusätzlichen Browser-Tab geöffnet und zeigt Ihnen eine detaillierte Übersicht über die hinterlegten Daten beider Kontakt-Datensätze.
Über den Link “Kontakt-Details in einem neuen Tab öffnen” können Sie darüber hinaus die Kontakt-Datensätze in der Detailansicht der Kontakt-Verwaltung anzeigen und noch einmal genau überprüfen.
Sollten Sie sich entscheiden, die Kontakte zusammenzufassen, wählen Sie den Kontakt aus, der beibehalten werden soll und klicken auf den entsprechenden Button “Diesen Kontakt behalten”.
Zur Sicherheit müssen Sie das Zusammenfassen der Kontakte noch einmal bestätigen wie in diesem Beispiel:
Soweit möglich werden alle Informationen (auch Rollen und Dokumente) aus dem verworfenen Kontakt übernommen, alle vorhandenen Verknüpfungen zu Werken, Produkten, Auflagen, usw. werden ebenfalls auf den zusammengefassten Kontakt übertragen, der nicht mehr verwendete Kontakt wird deaktiviert und kann nicht mehr als Beteiligter verwendet, oder direkt gesucht werden.
Zusammengefasste Kontakte anzeigen
In der Detailansicht eines Kontaktes ist es möglich eine Liste aller Kontakte anzuzeigen, die damit zusammengefasst wurden, das entsprechende Panel finden Sie am Ende der Detailansicht.
Dort können Sie auch die deaktivierten Dubletten noch einmal im Detail anzeigen, indem Sie auf den Namen klicken. Der Kontakt ist deaktiviert und kann nicht mehr weiter verändert werden.
Tipps und Hinweise
-
Die Daten von Kontakten können sehr komplex sein. Sollte ein Feld beim Zusammenfassen in beiden Kontakten gepflegt sein, wird immer der Feldwert des Kontaktes übernommen, der behalten wird, daher sollten Sie insbesondere die Zuordnung von Viten nach dem Zusammenführen noch einmal überprüfen
-
Sie können die originalen Daten eines deaktivierten Kontaktes jederzeit über die Vorgänger-Liste anzeigen und ggf. Daten händisch übernehmen
-
Die interne Suche nach Dubletten findet im ERP immer täglich ab 21 Uhr statt, sollten Sie eine Dublette manuell korrigiert haben, beispielsweise durch Änderung eines falsch geschrieben Namens, wird eine potentielle Dublette bei diesem Vorgang noch einmal neu bewertet und ggf. automatisch aus der Vorschlagsliste der Dubletten gelöscht
-
Sollten Sie bei einem Kontakt-Paar in der Dubletten-Liste versehentlich auf “Ignorieren” geklickt haben, wenden Sie sich bitte an it-service@gu.de, um den Vorschlag wieder zu aktivieren